Hai mai fatto una riunione con Dropbox Paper?

 

Come Dropbox Paper aiuta a rendere le riunioni più efficienti ed efficaci

Sembra incredibile, ma in media un lavoratore spende il 60% del suo tempo in riunioni. Effettivamente, le riunioni faccia a faccia rappresentano un momento perfetto per i team per creare idee, generare consenso e prendere decisioni rispetto a specifici progetti.

Eppure tenere la concentrazione di tutti su un singolo punto può essere difficile: per questo motivo è nata Dropbox Paper, uno strumento semplice e potente per lavorare di squadra. Con Paper, infatti, si crea un luogo centrale per creare informazioni e per ritrovare, per esempio, le note di una riunione, tutto su un argomento.

Di seguito tre semplici modi per usare Paper in modo da ottenere una riunione davvero efficace.

Come impostare una riunione di successo

Preparare prima una riunione è il modo migliore per garantire una discussione produttiva. Paper è un modo semplice per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina, ancor prima che siano nella stessa stanza. Inizia con la creazione di un documento sull’incontro con i dettagli chiave all’inizio: ordine del giorno, data della riunione, nomi dei partecipanti. Suggerimento: digitare “/appuntamento” o “data dell’appuntamento” (seguito da uno spazio). Paper inserisce automaticamente la data e l’ora corrente.

Se si dispone già di un documento Paper con le relative informazioni, basterà aggiungere il link per far sì che il team venga aggiunto rapidamente.

Condividere il documento sull’incontro in anticipo aiuta a fornire un contesto per la discussione. Se si utilizza Google Calendar per il lavoro, è possibile integrarlo con Paper per risparmiare un po’ di battitura: con un solo clic, infatti, si crea un modello auto-compilato con il soggetto, la data, i partecipanti e la vostra agenda.

Rendi memorabili le note della riunione

Vuoi evidenziare un punto chiave o rendere una nota più evidente? Prova a collegare i file Dropbox con le immagini per aggiungere un maggior contesto o più spunti di riflessione come esempio. Se siete stanchi di digitare tutto manualmente, o siete stanchi di scattare foto da inviare via mail, Paper vi può aiutare. La nostra app mobile di Paper per iOS e Android rende semplice scattare una foto velocemente e creare dei promemoria. Basta cliccare l’icona della fotocamera che appare nel tuo documento sulla App e Paper inserirà automaticamente la foto nelle tue note della riunione.

Chiudi la riunione con obiettivi chiari

Segnare le decisioni e i compiti nelle proprie note è un buon modo per assicurarsi che tutta la squadra è allineata, prima di affrontare singolarmente il singolo compito. Le funzionalità di Paper elencano le attività e aiutano a tener traccia delle principali azioni da intraprendere. Per creare rapidamente le caselle di controllo, digitare “[]” seguito da uno spazio.

Con Paper è possibile assegnare compiti semplicemente menzionando qualcuno con il simbolo @ per affidargli un compito, e persino ottenere una notifica quando l’operazione è stata completata.

Con la funzione di condivisione, è possibile condividere il documento con tutte le parti, fra cui quelle che non hanno potuto partecipare alla riunione. In questo modo tutta la squadra procede sapendo quello di cui si è discusso e possiede gli elementi per agire.

Gli incontri efficienti possono fare la differenza misurabile in termini di produttività della tua squadra. Mettendo insieme i contenuti e i collaboratori in un unico luogo, Paper può aiutare a semplificare ciò che accade prima, durante e dopo, in modo da poter mantenere i progetti sempre aggiornati. Provate Paper per la vostra prossima riunione!

 

 

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